Nutzungsbedingungen für den Online-Service für Aktionäre der Allianz SE

I. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Aktionäre der Allianz SE und ihre Bevollmächtigten bzw. gesetzlichen Vertreter, die den Online-Service unter www.allianz.com/hv-service nutzen. Dies umfasst u.a. die Anmeldung zur und Teilnahme an der Hauptversammlung, die Ausübung des Stimmrechts sowie die Einwilligung in den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung.

II. Zugang zum Online-Service


1. Aktionäre

Sie können sich durch Eingabe der Aktionärsnummer und des zugehörigen Passworts in den Online-Service einloggen. Aktionäre, die die Einladung zur Hauptversammlung per E-Mail erhalten, erhalten mit der Einladungs-E-Mail die zum Login in den Online-Service erforderlichen Informationen. Alle übrigen im Aktienregister eingetragenen Aktionäre erhalten mit dem Einladungsschreiben zur Hauptversammlung ihre Login-Daten für den Online-Service.

Falls Sie Ihre Login-Daten nicht vorliegen haben, wenden Sie sich bitte an die Allianz Investor Line, die Sie von Montag bis Freitag in der Zeit von 9:00 bis 18:00 Uhr unter +49 89 3800 7555 erreichen können. Alternativ schreiben Sie uns bitte eine E-Mail an [email protected]. Falls für Sie bereits eine E-Mail-Adresse für den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung hinterlegt ist, können Sie auch über die Funktion „Passwort anfordern“ des Online-Services ein temporär gültiges Passwort anfordern.

2. Bevollmächtigte

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung können Sie auch einen oder mehrere Dritte über den Online-Service bevollmächtigen. Erteilen Sie uns gegenüber eine entsprechende Vollmacht, werden wir dem Bevollmächtigten eigene Login-Daten für den Online-Service per Brief an die von Ihnen angegebene Adresse zusenden. Wegen des Erhalts seiner Login-Daten kann sich der Bevollmächtigte auch direkt an uns wenden. In diesem Fall erhält der Bevollmächtigte seine Login-Daten, sobald er seine Bevollmächtigung uns gegenüber in Textform nachgewiesen hat. Die Bevollmächtigung bzw. der Nachweis der Bevollmächtigung sollte möglichst frühzeitig erfolgen, damit der Bevollmächtigte seine Login-Daten rechtzeitig erhält.

 

III. Verfolgen der Hauptversammlung

Sie können die Liveübertragung der Hauptversammlung über den Online-Service verfolgen. Für das bloße Verfolgen der Liveübertragung über den Online-Service ist eine Anmeldung zur Hauptversammlung nicht erforderlich. Vielmehr genügt es, wenn Sie sich während der Hauptversammlung in den Online-Service einloggen.

 

IV. Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Wahrnehmung teilnahmegebundener Aktionärsrechte, wie etwa des Auskunfts- und Rederechts, ist eine Teilnahme an der Hauptversammlung erforderlich. Zur Teilnahme an der Hauptversammlung sind diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich rechtzeitig zur Hauptversammlung angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erfolgt im Wege der elektronischen Zuschaltung über den Online-Service.

1. Online-Anmeldung zur Hauptversammlung

Sind Sie in unserem Aktienregister eingetragen, können Sie sich bis zum Anmeldeschluss über den Online-Service zur Hauptversammlung anmelden. Wir empfehlen Ihnen, den Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss per Post oder E-Mail anmelden können. Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch.
 

2. Elektronische Zuschaltung

Haben Sie sich rechtzeitig für die Hauptversammlung angemeldet, können Sie sich während der Dauer der virtuellen Hauptversammlung durch Login in den Online-Service zur Hauptversammlung zuschalten. Das Gleiche gilt für Ihren Bevollmächtigten. Die Nutzung des Online-Services durch Ihren Bevollmächtigten setzt dabei voraus, dass Ihr Bevollmächtigter – wie oben beschrieben – die entsprechenden Login-Daten rechtzeitig erhält.

Haben Sie einen oder mehrere Dritte zur Vertretung in der Hauptversammlung bevollmächtigt, setzt Ihre eigene Zuschaltung zusätzlich zum Login den Widerruf der an Dritte erteilten Vollmachten voraus. Für den Widerruf steht Ihnen im Online-Service eine entsprechende Schaltfläche zur Verfügung. Ein Widerruf der gegebenenfalls an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erteilten Vollmacht ist für Ihre Zuschaltung dagegen nicht erforderlich. Wenn Sie mehrere Dritte zur Vertretung in der Hauptversammlung bevollmächtigt haben, gilt dieser Absatz entsprechend für die Zuschaltung Ihrer Bevollmächtigten.

 

V. Ausübung des Stimmrechts über den Online-Service

Nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung können Sie Ihr Stimmrecht über den Online-Service entweder im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. 

1. Stimmabgabe per Online-Briefwahl

Im Online-Service können Sie Ihre Stimmen bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung per elektronischer Briefwahl abgeben oder ändern (Online-Briefwahl). Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie auch außerhalb des Online-Services übermittelte Briefwahlstimmen über den Online-Service noch ändern. 

2. Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Des Weiteren können Sie im Online-Service den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern bis zum Ende der Abstimmung in der Hauptversammlung Vollmacht und Weisungen zur Stimmrechtsausübung erteilen oder bereits an sie übermittelte Weisungen ändern. Bis zu diesem Zeitpunkt können Sie auch außerhalb des Online-Services erteilte Weisungen über den Online-Service noch ändern. Die Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter können Sie in Textform unter der in der Einberufung genannten Anschrift  widerrufen. 

3. Bevollmächtigung von Banken und Aktionärsvereinigungen 

Am Online-Service teilnehmenden Banken und Aktionärsvereinigungen können Sie bis zum Ende der Abstimmung ebenfalls über den Online-Service Vollmacht und Weisungen zur Stimmrechtsausübung erteilen oder bereits an sie übermittelte Weisungen ändern. Sie können diese Vollmacht über den Online-Service oder in Textform unter der in der Einberufung genannten Anschrift widerrufen. Für die Ausübung des Stimmrechts sind ausschließlich die bevollmächtigten Banken bzw. Aktionärsvereinigungen verantwortlich.

4. Bevollmächtigung Dritter 

Zur Ausübung Ihrer Aktionärsrechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung können Sie auch einen oder mehrere Dritte über den Online-Service bevollmächtigen. Sie können diese Vollmachten ebenfalls über den Online-Service oder in Textform unter der in der Einberufung genannten Anschrift widerrufen.

 

VI. Stellungnahmen, Wortmeldungen, Anträge und Wahlvorschläge 

Über den Online-Service können Sie auch weitere Rechte im Zusammenhang mit der Hauptversammlung ausüben.

1. Stellungnahmen

Nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung haben Sie die Möglichkeit, vor der Hauptversammlung zu den Gegenständen der Tagesordnung Stellung zu nehmen. Stellungnahmen können Sie in Form von Videobeiträgen über den Online-Service einreichen. Mögliche Video-Formate sind: mov, mp4, mpg, mpeg, avi. Zulässig sind nur Videobeiträge mit einer Dauer von maximal drei Minuten und in denen entweder Sie oder Ihr Bevollmächtigter in Erscheinung tritt und spricht. 

2. Wortmeldungen

Als zugeschalteter Aktionär können Sie während der Hauptversammlung über den Online-Service Wortmeldungen anmelden und sodann im Wege der Videokommunikation (s. hierzu Ziffer 4.) live in der Hauptversammlung reden. Es ist vorgesehen, dass der Versammlungsleiter in der Hauptversammlung auch das Auskunftsrecht auf den Weg der Videokommunikation beschränken wird. Sie können damit sowohl von Ihrem Rede- als auch von Ihrem Auskunftsrecht nur im Rahmen von Wortmeldungen Gebrauch machen. Eine anderweitige Einreichung von Fragen im Wege der elektronischen oder sonstigen Kommunikation ist nicht vorgesehen. Die Anmeldung Ihrer Wortmeldung können Sie über den Online-Service bis zum Aufruf durch den Versammlungsleiter jederzeit zurückziehen.

3. Anträge und Wahlvorschläge

Als zugeschalteter Aktionär können Sie während der Hauptversammlung über den Online-Service Anträge und Wahlvorschläge ankündigen und diese sodann im Wege der Videokommunikation (s. hierzu Ziffer 4.) live in der Hauptversammlung stellen. Anträge und Wahlvorschläge dürfen auch Teil von Wortmeldungen sein. Bitte beachten Sie, dass eine vorrangige Berücksichtigung Ihrer Anträge nur möglich ist, wenn Sie bei der Ankündigung den Gegenstand Ihrer Anträge hinreichend beschreiben. Die Ankündigung Ihrer Anträge bzw. Wahlvorschläge können Sie über den Online-Service bis zum Aufruf durch den Versammlungsleiter jederzeit zurückziehen.

4. Videokommunikation

a) Technische Voraussetzungen

Für Zwecke der Videokommunikation sollten Sie über eine stabile Internetverbindung mit einer Upload-/Download-Bandbreite von mindestens fünf Mbit/Sekunde verfügen. Achten Sie bitte auf eine stabile WLAN-Verbindung oder verbinden Sie Ihr Endgerät über ein LAN-Kabel mit Ihrem Internetzugang. Schließen Sie bitte nach Möglichkeit alle weiteren Anwendungen, die bandbreiten- und rechenintensiv sind. Bitte beachten Sie außerdem, dass es bei einer Zuschaltung über eine aktive VPN-Verbindung (virtuelles privates Netzwerk) zu einer verminderten Übertragungsrate kommen kann.

Für die Videokommunikation benötigen Sie zudem ein internetfähiges Gerät mit Kamera und Mikrofon. Nutzen Sie bitte Hardware mit Ausrichtung im Querformat sowie eine integrierte bzw. kabelgebundene Kamera. Für die Audioqualität kann ein Headset hilfreich sein.

Eine Videoverbindung kann über den Online-Service bei Nutzung aller gängigen Browser in der jeweils aktuellen Version (z.B. Google Chrome, Microsoft Edge und Safari) aufgebaut werden. Die Installation sonstiger Softwarekomponenten oder Apps auf den Endgeräten ist nicht erforderlich. 

b) Ablauf der Videokommunikation

Wenn Sie eine Wortmeldung bzw. einen Antrag oder Wahlvorschlag über den Online-Service angemeldet bzw. angekündigt haben, wird der Versammlungsleiter zu gegebener Zeit Ihren Namen aufrufen und Sie bitten, den sogenannten virtuellen Warteraum zu betreten. Hierfür wird Ihnen mit Aufruf ein Dialogfenster im Online-Service angezeigt. Durch Anklicken der entsprechenden Schaltfläche können Sie den virtuellen Warteraum betreten oder Ihre Wortmeldung bzw. die Ankündigung Ihres Antrags oder Wahlvorschlags zurückziehen. Nachdem Sie den virtuellen Warteraum betreten haben, werden Sie mit einem Mitarbeiter verbunden, der die Funktionsfähigkeit der Videokommunikation mit Ihnen testet. Sobald der Funktionstest erfolgreich abgeschlossen ist und Sie an der Reihe sind, wird der Versammlungsleiter Ihnen das Wort erteilen. Hierzu wird Ihr Bild und Ton live in die Hauptversammlung übertragen.

5. Gewährung von Rechten 

Sie räumen uns an den von Ihnen eingereichten Videostellungnahmen bzw. Live-Redebeiträgen für die Zwecke der Hauptversammlung das zeitlich und räumlich unbeschränkte, nicht exklusive Recht zur audiovisuellen Nutzung ein. Wir sind berechtigt, unseren Dienstleistern, die wir im Rahmen der Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung beauftragen, Unterlizenzen an diesen Nutzungsrechten für die Zwecke der Hauptversammlung einzuräumen. 

6. Freistellung von Ansprüchen Dritter

Sie sind verpflichtet sicherzustellen, dass durch unsere Nutzung der von Ihnen eingereichten Videostellungnahmen bzw. Live-Redebeiträge (vgl. vorstehenden Ziffer 5) keine Persönlichkeitsrechte oder sonstige Rechte Dritter (insbesondere Rechte des geistigen Eigentums) verletzt werden. Sie sind verpflichtet, uns von allen behaupteten und tatsächlichen Ansprüchen freizustellen, die von Dritten im Zusammenhang mit unserer Nutzung der Videostellungnahmen bzw. Live-Redebeiträge geltend gemacht werden. Dies schließt die Verpflichtung mit ein, uns von den Kosten einer angemessenen Rechtsverteidigung freizustellen. 

 

VII. Einreichen von Widersprüchen und Protokollierungsverlangen nach § 131 Abs. 5 AktG

Als zugeschalteter Aktionär haben Sie die Möglichkeit, über den Online-Service gegen Beschlüsse der Hauptversammlung Widerspruch zur Niederschrift zu erklären. Über die gleiche Funktion können Sie, wenn Ihnen eine Auskunft verweigert worden ist, verlangen, dass ihre Frage und der Grund, aus dem die Auskunft verweigert worden ist, in das Hauptversammlungsprotokoll aufgenommen wird. Widersprüche und Protokollierungsverlangen werden unverändert und in Echtzeit an den die Hauptversammlung protokollierenden Notar weitergeleitet.

 

VIII. Teilnehmerverzeichnis

Über die entsprechende Funktion des Online-Services können Sie als zugeschalteter Aktionär auch das Verzeichnis der Teilnehmer der Hauptversammlung einsehen. Dieses wird vor Beginn der ersten Abstimmung über den Online-Service zur Verfügung gestellt.

 

IX. E-Mail-Versand


1. Voraussetzungen

Für den Versand der Einladung zur Hauptversammlung per E-Mail benötigen wir Ihre Zustimmung. 

a) Einwilligung über den Online-Service

Sie können Ihre Einwilligung in den E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung über die entsprechende Funktion im Online-Service erklären. Bitte geben Sie dabei als Versandadresse eine E-Mail-Adresse an, die Sie regelmäßig verwenden.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den E-Mail-Versand registrierten Personen Aktien im Aktienregister der Allianz SE eingetragen sind, um den Einladungsversand vorzubereiten. Wenn Sie Ihre Einwilligung vor diesem Zeitpunkt erteilen, erhalten Sie erstmals für die auf Ihre Einwilligung folgende Hauptversammlung der Allianz SE die Einladung zur Hauptversammlung an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse zugesandt. Spätere Einwilligungen können erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigt werden. 

b) Anderweitige Zustimmung

Ihre Depotbank ist gesetzlich verpflichtet, uns eine E-Mail-Adresse zur Kommunikation mit Ihnen zu übermitteln. Wir schreiben Aktionäre, deren E-Mail-Adresse uns übermittelt wurde, regelmäßig mit der Bitte um Zustimmung zum E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung an. Wenn Sie dem E-Mail-Versand nach Erhalt einer solchen Nachricht nicht innerhalb von vier Wochen widersprochen haben, gilt Ihre Zustimmung zum E-Mail-Versand von Gesetzes wegen als erteilt. 

2. Fehlgeschlagende Zustellung

Sollten wir nach Versendung der Einladung zur Hauptversammlung eine technische Rückmeldung erhalten, dass die E-Mail nicht zugestellt wurde, senden wir Ihnen die Einladung wieder per Post zu.

Bitte informieren Sie uns, falls Sie Ihre Einladung zur Hauptversammlung nicht per E-Mail erhalten haben, obwohl Sie für den E-Mail-Versand registriert sind. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49 89 3800 7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, 20722 Hamburg. 

3. Änderung Ihrer Daten, Widerruf

Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort können Sie jederzeit im Online-Service ändern. Über den Online-Service können Sie auch Ihre Zustimmung zum E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung widerrufen. Den Widerruf können Sie unter Nennung Ihres Namens und Ihrer Aktionärsnummer zudem per E-Mail an [email protected] oder per Post an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, 20722 Hamburg schicken. Im Falle eines Widerrufs erhalten Sie die Einladung wieder per Post. Geht uns der Widerruf allerdings erst nach Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu, können wir Ihren Widerruf erst für die darauffolgende Hauptversammlung berücksichtigen. 

4. Veräußerung Ihrer Allianz Aktien

Falls Sie zwischen zwei Hauptversammlungen alle Ihre Allianz Aktien verkauft haben und bis etwa sieben Wochen vor der nächsten Hauptversammlung wieder Allianz Aktien erwerben, gilt Ihre vor Veräußerung Ihrer Aktien erteilte Zustimmung zur Teilnahme am E-Mail-Versand der Einladung zur Hauptversammlung weiter fort.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den E-Mail-Versand registrierten Personen Aktien im Aktienregister der Allianz SE eingetragen sind, um den Einladungsversand vorzubereiten. Sind zu diesem Zeitpunkt keine Aktien auf Ihren Namen im Aktienregister eingetragen, erlischt Ihre Zustimmung zur Teilnahme am E-Mail-Versand automatisch. Erwerben Sie später wieder Allianz Aktien, erhalten Sie die Einladung zu Hauptversammlungen der Allianz SE per Post zugesandt.

 

X. Personengemeinschaften, Personengesellschaften, Juristische Personen, geschäftsunfähige und beschränkt geschäftsfähige Personen

Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.B. Ehepaaren, Erbengemeinschaften), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die den Online-Service nutzt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft, den Gesellschaftern der Personengesellschaft oder der juristischen Person, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personengesellschaft oder juristische Person vertretungsberechtigt sein muss. Als Nutzer des Online-Service bestätigen Sie, dass Sie in der erforderlichen Art und Weise autorisiert sind.

Sofern Sie den Zugang eines geschäftsunfähigen oder nur beschränkt geschäftsfähigen Aktionärs (zum Beispiel den eines Minderjährigen) nutzen, bestätigen Sie, dass Sie mit der erforderlichen Vertretungsbefugnis für den geschäftsunfähigen bzw. beschränkt geschäftsfähigen Aktionär handeln.

 

XI. Sorgfaltspflichten des Anwenders

Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Passwort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann. Wenn Sie Verdacht auf Missbrauch haben, lassen Sie Ihren Zugang telefonisch über die Allianz Investor Line, die Ihnen von Montag bis Freitag von 9.00 – 18.00 Uhr unter der Telefonnummer +49 89 3800 7555 zur Verfügung steht, sperren. 

Bitte achten Sie darauf, den Online-Service ordnungsgemäß zu beenden. Eine ordnungsgemäße Beendigung des Programms verhindert, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können.

 

XII. Stabilität, Verfügbarkeit und Haftungsausschluss

Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen modernsten Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Wir haben keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. 

Wir können daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernehmen wir keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unter +49 89 3800 7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an [email protected] oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, 20722 Hamburg.

 

XIII. Hinweise zum Datenschutz

Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung, dem Online-Service und dem Aktienregister finden Sie unter www.allianz.com/datenschutz-aktionaere.

 

XIV. Änderungen der Nutzungsbedingungen 

Wir behalten uns vor, die Nutzungsbedingungen jederzeit zu ändern. Eine Anpassung oder Änderung der Nutzungsbedingungen erfolgt insbesondere dann, wenn wir den Online-Service technisch ausbauen oder geänderten rechtlichen, insbesondere aktienrechtlichen, Vorgaben Rechnung tragen wollen. Die jeweils aktuellen Nutzungsbedingungen werden Ihnen bei jeder Anmeldung zum Online-Service angezeigt.