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Datenschutzhinweise für Aktionäre der Allianz SE und deren Vertreter

Ein Kernanliegen der seit dem 25. Mai 2018 geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Die Allianz SE nimmt den Datenschutz für die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre sowie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung für Aktionäre und deren Vertreter sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Allianz SE und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. 

Sofern Sie Nutzer des Online-Service für Aktionäre sind, gelten hierfür zusätzliche Datenschutzhinweise, die im Online-Service jederzeit aufgerufen werden können.

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Allianz SE, Königinstraße 28, 80802 München
Den Datenschutzbeauftragten der Allianz SE erreichen Sie per Post unter dieser Adresse:
Allianz SE, Group Data Protection Officer, Königinstraße 28, 80802 München

Mit der Führung des Aktienregisters der Allianz SE ist die ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, München, beauftragt. ADEUS ist eine Tochtergesellschaft der Allianz SE.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? Woher erhält die Allianz SE Ihre Daten?

Die Allianz SE verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Aktiengesetzes (AktG) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Aktien der Allianz SE sind auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht § 67 AktG vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums, einer Postanschrift und einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Der Aktionär ist grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Die bei Erwerb, Verwahrung oder Veräußerung Ihrer Allianz SE Aktien mitwirkenden Kreditinstitute leiten diese sowie weitere, für die Führung des Aktienregisters relevante Angaben (z.B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) regelmäßig an das Aktienregister weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften sowie die Verwahrung der Aktien für Kreditinstitute übernimmt.

Die Allianz SE verwendet Ihre personenbezogenen Daten zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere die Führung des Aktienregisters, die Abwicklung von Hauptversammlungen sowie die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär. Wenn Sie sich als Aktionär für die Hauptversammlung anmelden oder eine Stimmrechtsvollmacht erteilen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihren Vertreter. Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen. Daneben können Ihre Daten zur Erstellung von statistischen Auswertungen genutzt werden. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist das Aktiengesetz in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO. Daneben verarbeitet die Allianz SE Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Dies ist z.B. der Fall, wenn Sie als Aktionär im Vorfeld einer virtuellen Hauptversammlung, die auf Grundlage des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 einberufen wurde, Fragen einreichen und Ihre Fragen dort unter Nennung Ihres Namens behandelt werden. Diese Datenverarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen der Allianz SE erforderlich, um den ordnungsgemäßen Ablauf der virtuellen Hauptversammlung (ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Vertreter) zu ermöglichen.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Beispielsweise ist bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 S. 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Verpflichtungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?

Externe Dienstleister: Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die Allianz SE externer Dienstleister. Die externen Dienstleister erhalten von der Allianz SE nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind und verarbeiten diese ausschließlich auf Basis der Weisungen der Allianz SE.

Weitere Empfänger: Darüber hinaus kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten geboten ist.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu 10 Jahren. Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden nach der Veräußerung der Aktien regelmäßig 10 Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahrt die Allianz SE personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kapitel III DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 4 AktG. 

Als Aktionär der Allianz SE können Sie die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister gespeicherten Angaben auch unter  www.allianz.com/aktienregister-service einsehen und bei Bedarf auch Ihre Adresse korrigieren. 

Zum Widerspruchsrecht im Einzelnen:

Werden Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn sie dient zwingenden schutzwürdigen Interessen der Allianz SE, die Ihre Rechte überwiegen, oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben Fragen, Hinweise oder Beschwerden?

Für Fragen zum Datenschutz im Aktienregister wenden Sie sich an unsere Hotline unter hv-service@allianz.com oder +49 89 3800 7555

Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit Hinweisen oder Beschwerden an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die Allianz SE zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 27, 91522 Ansbach: https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

Stand dieser Information: Dezember 2020