Datenschutzhinweise für Aktionäre der Allianz SE und deren Vertreter

Ein Kernanliegen der EU-Datenschutz-Grundverordnung ist die Transparenz der Datenverarbeitung. Die Allianz SE nimmt den Datenschutz für die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre sowie im Zusammenhang mit der Hauptversammlung für Aktionäre und deren Vertreter sehr ernst. Mit den nachfolgenden Hinweisen informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die Allianz SE und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte. 

Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

Allianz SE
Königinstraße 28
80802 München

Den Datenschutzbeauftragten der Allianz SE erreichen Sie per Post und E-Mail unter dieser Adresse:

Allianz SE
Group Data Protection Officer
Königinstraße 28
80802 München 
privacy@allianz.com

Mit der Führung des Aktienregisters der Allianz SE ist die ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, München, beauftragt. ADEUS ist eine Tochtergesellschaft der Allianz SE.

Woher erhält die Allianz SE Ihre Daten?

Werden Sie Aktionär der Allianz SE, verarbeiten wir zur Führung des Aktienregisters personenbezogene Daten von Ihnen. Die Aktien der Allianz SE sind auf den Namen lautende nennwertlose Stückaktien. Bei derartigen Namensaktien sieht § 67 Aktiengesetz (AktG) vor, dass diese unter Angabe des Namens, Geburtsdatums, einer Postanschrift und einer elektronischen Adresse des Aktionärs sowie der Stückzahl in das Aktienregister der Gesellschaft einzutragen sind. Als Aktionär sind Sie grundsätzlich verpflichtet, der Gesellschaft diese Angaben mitzuteilen. Die bei Erwerb, Verwahrung oder Veräußerung Ihrer Allianz SE Aktien mitwirkenden Kreditinstitute leiten diese sowie weitere, für die Führung des Aktienregisters relevante Angaben (z.B. Staatsangehörigkeit, Geschlecht und einreichende Bank) regelmäßig an das Aktienregister weiter. Dies geschieht über die Clearstream Banking AG, die als Zentralverwahrer die technische Abwicklung von Wertpapiergeschäften sowie die Verwahrung der Aktien für Kreditinstitute übernimmt.

Wenn Sie sich als Aktionär für die Hauptversammlung anmelden bzw. Aktionärsrechte ausüben, verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen. Im Falle einer Vollmachtserteilung oder einer gesetzlichen Vertretung verarbeiten wir zudem personenbezogene Daten Ihrer Vertreter. 

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen, wenn Sie sich für den E-Mail-Versand der Einberufung zur Hauptversammlung registrieren.

Wenn Sie mit uns in Kontakt treten und Anfragen stellen, verarbeiten wir schließlich diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anfrage mitgeteilt haben und die erforderlich sind, um Ihre Anfrage zu beantworten.

Für welche Zwecke und auf welchen Rechtsgrundlagen werden Ihre Daten verarbeitet? 

Die Allianz SE verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten unter Berücksichtigung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der Verordnung über die Europäische Aktiengesellschaft (SE-VO), des Aktiengesetzes sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften.

Die Allianz SE verwendet Ihre personenbezogenen Daten zunächst zu den im Aktiengesetz vorgesehenen Zwecken. Dies sind insbesondere 

  • die Führung des Aktienregisters, 
  • die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Hauptversammlungen, einschließlich der Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte vor und in der Hauptversammlung, wie z.B. dem Recht Videostellungnamen vor der Hauptversammlung einzureichen sowie dem Recht in der Hauptversammlung live zu reden und Anträge zu stellen, und
  • die Kommunikation mit Ihnen als Aktionär. 

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sind in diesen Fällen die Bestimmungen der SE-VO und des Aktiengesetzes jeweils in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) und Abs. 4 DSGVO. 

Daneben verarbeitet die Allianz SE Ihre Daten auch zur Wahrung berechtigter Interessen, beispielsweise zur Erstellung von statistischen Auswertungen oder zur Erleichterung der Kommunikation mit Ihnen, etwa durch Speicherung Ihres Geschlechts zur korrekten Anrede. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zum Zwecke des E-Mail-Versands der Einberufung zur Hauptversammlung nach Ihrer Registrierung ist Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO. Soweit Sie uns personenbezogene Daten mit einer Anfrage übermitteln, ist Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung zum Zwecke der Beantwortung ebenfalls Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. a) DSGVO.

Ihre personenbezogenen Daten werden schließlich ggf. auch zur Erfüllung weiterer gesetzlicher Verpflichtungen wie z.B. aufsichtsrechtlicher Vorgaben sowie aktien-, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten verarbeitet. Beispielsweise ist bei der Bevollmächtigung der von der Gesellschaft zur Hauptversammlung benannten Stimmrechtsvertreter vorgeschrieben, die Daten, die dem Nachweis der Bevollmächtigung dienen, nachprüfbar festzuhalten und drei Jahre zugriffsgeschützt aufzubewahren (§ 134 Abs. 3 S. 5 AktG). Als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen in diesem Fall die jeweiligen gesetzlichen Verpflichtungen in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. c) DSGVO. 

Sollte beabsichtigt werden, Ihre personenbezogenen Daten für einen anderen Zweck zu verarbeiten, werden Sie im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen vorab darüber informiert.

An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten ggf. weitergegeben?

Der Zugang zum Livestream der Hauptversammlung ist neben der Gesellschaft und ggf. von der Gesellschaft zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung eingesetzten Dienstleistern und Gästen nur Aktionären und Bevollmächtigten erlaubt, die Zugang zum Online-Service der Gesellschaft haben. Der Zugang zu vor der Hauptversammlung eingereichten Stellungnahmen ist nur Aktionären und ihren Bevollmächtigten erlaubt, die darüber hinaus zur Hauptversammlung angemeldet sind.

Zur Führung des Aktienregisters sowie zur technischen Abwicklung der Hauptversammlung bedient sich die Allianz SE externer Dienstleister. Die externen Dienstleister erhalten von der Allianz SE nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind und verarbeiten diese ausschließlich auf Basis der Weisungen der Allianz SE.

Darüber hinaus kann es erforderlich sein, Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten geboten ist. 

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Für die im Zusammenhang mit Hauptversammlungen erfassten Daten beträgt die Aufbewahrungsdauer regelmäßig bis zu 10 Jahre. Die im Aktienregister gespeicherten Daten werden nach der Veräußerung der Aktien regelmäßig 10 Jahre aufbewahrt. Darüber hinaus bewahrt die Allianz SE personenbezogene Daten nur auf, wenn dies im Zusammenhang mit Ansprüchen erforderlich ist, die gegen die Gesellschaft geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren). Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und uns nicht gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten zu einer weiteren Speicherung verpflichten.

Welche Rechte haben Sie als Betroffener?

Unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht mit Blick auf Ihre personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kapitel III DSGVO in Verbindung mit § 67e Abs. 4 AktG. 

Als Aktionär der Allianz SE können Sie die wesentlichen zu Ihrer Person im Aktienregister gespeicherten Angaben auch unter www.allianz.com/aktienregister-service einsehen und bei Bedarf Ihre Adresse korrigieren.

Zum Widerspruchsrecht im Einzelnen:

Werden Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. f) DSGVO verarbeitet, können Sie dieser Verarbeitung jederzeit unter der oben genannten Adresse des Datenschutzbeauftragten widersprechen, sofern sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Die Datenverarbeitung wird dann beendet, es sei denn sie dient zwingenden schutzwürdigen Interessen der Allianz SE, die Ihre Rechte überwiegen, oder der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben Fragen, Hinweise oder Beschwerden?

Für Fragen zum Datenschutz rund um die Hauptversammlung sowie zum Aktienregister wenden Sie sich an unsere Hotline unter hv-service@allianz.com oder +49 89 3800 7555.

Sie haben auch die Möglichkeit, sich mit Hinweisen oder Beschwerden an den oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden. Die für die Allianz SE zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht
Promenade 18
91522 Ansbach 
https://www.lda.bayern.de/de/kontakt.html

Stand dieser Information: März 2023