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Nutzungsbedingungen für die Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung

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  1. Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für alle Teilnehmer am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung der Allianz SE. Der elektronische Versand umfasst insbesondere E-Mail, E-Postbrief und De-Mail. Die Allianz SE behält sich die Entscheidung darüber vor, ob und welche elektronischen Versandmittel angeboten werden.

  2. Registrierung

Damit wir Ihnen Ihre Einladung zu Hauptversammlungen der Allianz SE per elektronischem Versand zusenden können, benötigen wir Ihre ausdrückliche Einwilligung. Diese Einwilligung können Sie über den Online-Service erteilen, indem Sie sich für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registrieren lassen.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den elektronischen Versand registrierten Personen Aktien im Aktienregister eingetragen sind, um den Einladungsversand vorzubereiten. Wenn Sie sich vor diesem Zeitpunkt registrieren lassen, erhalten Sie erstmals für die auf Ihre Registrierung folgende Hauptversammlung der Allianz SE die Einladung zur Hauptversammlung an die von Ihnen angegebene elektronische Adresse zugesandt. Spätere Registrierungen können erst für die darauf folgende Hauptversammlung berücksichtigt werden.

Bitte informieren Sie uns, falls Sie - obwohl Sie sich rechtzeitig hierfür registriert haben - Ihre Einladung zur Hauptversammlung nicht elektronisch erhalten haben. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49.89.3800-7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an hv-service@allianz.com oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Königinstraße 28, 80802 München.

  3. Angabe der Registrierungsdaten

Elektronische Adresse

Bitte geben Sie als Versandadresse eine elektronische Adresse (z.B. E-Mail-Adresse, E-Postbrief-Adresse oder De-Mail-Adresse) an, die Sie regelmäßig verwenden. Sollten wir nach Versendung der Einladung zur Hauptversammlung eine technische Rückmeldung erhalten, dass die Mitteilung nicht zugestellt wurde, senden wir Ihnen die Einladung wieder per Post zu. Im Übrigen ist jeder Aktionär selbst dafür verantwortlich, dass die von ihm angegebene elektronische Adresse funktionsfähig ist und eingehende E-Mails gelesen werden. Sollte sich Ihre elektronische Adresse ändern, teilen Sie uns dies bitte über den Online-Service mit.

Zugangspasswort

Um sich für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung registrieren zu lassen, müssen Sie ein persönliches Zugangspasswort festlegen. Verwahren Sie dies bitte sicher vor Zugriffen Dritter. Es dient Ihnen künftig nicht nur zur Änderung Ihrer Registrierungsdaten, sondern auch zur Anmeldung zur Hauptversammlung und Meldung einer Änderung Ihrer Postanschrift.

Verschlüsselungsoption für den E-Mail-Versand

Wir versenden E-Mails grundsätzlich unverschlüsselt. Wir bieten Ihnen jedoch an, Ihnen E-Mails verschlüsselt zu übermitteln. In diesem Fall müssen Sie im Online-Serviceeinen sog. öffentlichen Schlüssel angeben und ein entsprechendes Verschlüsselungsprogramm nutzen, durch das Sie einen solchen Schlüssel generieren können.

Personengemeinschaften / Juristische Personen

Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.B. Ehepaaren), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die die Registrierung oder eine Änderung der Registrierungsdaten vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft, Personengesellschaft bzw. der juristischen Person, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt bzw. für die Personengesellschaft / juristische Person vertretungsberechtigt sein muss.

  4. Anmeldung zur Hauptversammlung

Sobald Sie sich für den elektronischen Versand registriert haben, können Sie sich über den Online-Service zur Hauptversammlung anmelden: Sie können für sich oder Dritte Eintrittskarten für den persönlichen Besuch der Hauptversammlung bestellen, Ihre Stimmen per Online-Briefwahl abgeben oder die von der Allianz SE benannten Stimmrechtsvertreter bzw. am Online-Service teilnehmende Kreditinstitute oder Aktionärsvereinigungen bevollmächtigen. Die Zusendung des gedruckten Formulars für die Anmeldung zur Hauptversammlung entfällt mit der Registrierung für den elektronischen Versand.

Im Rahmen der Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen ist zu unterscheiden zwischen Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen, die am Online-Service teilnehmen, und solchen, die nicht teilnehmen.

a) Am Online-Service teilnehmende Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen können Sie im Online-Service unter www.allianz.com/hv-service bevollmächtigen. Wählen Sie dort "Vollmacht und Weisung an ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung".

b) Wenn Sie ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, das/die nicht am Online-Service teilnimmt, zur Vertretung Ihrer Stimmen bevollmächtigen möchten, können Sie dies über den Online-Service vornehmen, indem Sie über die Option "Eintrittskartenbestellung" eine Eintrittskarte bestellen. Sie haben dann zwei Möglichkeiten:

  • Sie können die Eintrittskarte direkt an das betreffende Kreditinstitut oder die betreffende Aktionärsvereinigung senden lassen. Hierfür wählen Sie im Online-Service die Option "Eintrittskartenbestellung für einen Vertreter".
  • Sie lassen sich die Eintrittskarte an Ihre eigene Adresse schicken bzw. drucken diese selbst aus und bevollmächtigen ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, indem Sie das Vollmachtsformular auf der Eintrittskarte ausfüllen und die Eintrittskarte anschließend dem Bevollmächtigten zukommen lassen. Bitte erfragen Sie ggf. abweichende Modalitäten der Vollmachtserteilung direkt bei Ihrem Kreditinstitut oder der betreffenden Aktionärsvereinigung.

Bitte beachten Sie, dass viele Kreditinstitute nicht mehr bereit sind, Stimmrechte zu vertreten. Sprechen Sie Ihr Kreditinstitut an, um zu vermeiden, dass Ihre Stimmen verloren gehen.

Zur Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung außerhalb des Online-Services senden wir Ihnen auf Verlangen ein Vollmachtsformular zu. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49.89.3800-7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an hv-service@allianz.com oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Königinstraße 28, 80802 München.

  5. Änderung Ihrer Registrierungsdaten

Der Online-Service zur Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung steht Ihnen ganzjährig unter www.allianz.com/hv-service zur Verfügung. Sie können über den Online-Service Ihre elektronische Adresse, Ihr Zugangspasswort und die Verschlüsselungsoption für den E-Mail-Versand ändern.

  6. Widerruf Ihrer Einwilligung

Sie können Ihre Einwilligung zum elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung über den Online-Service jederzeit widerrufen. Sie erhalten dann die Einladung wieder per Post. Erfolgt der Widerruf allerdings erst, nachdem die technischen Vorbereitungen für den Versand der Einladungen zur Hauptversammlung bereits begonnen haben, können wir Ihren Widerruf erst für die darauf folgende Hauptversammlung berücksichtigen. In diesem Fall werden wir uns bemühen, Ihnen die Einladung zur Hauptversammlung zusätzlich auch per Post zuzusenden.

  7. Veräußerung Ihrer Allianz Aktien

Falls Sie zwischen zwei Hauptversammlungen der Allianz SE zu einem Zeitpunkt alle Ihre Allianz Aktien verkauft haben und bis etwa sieben Wochen vor der nächsten Hauptversammlung der Allianz SE wieder Allianz Aktien erwerben, gilt Ihre vor Veräußerung Ihrer Aktien erteilte Einwilligung zur Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung weiter fort.

Etwa sieben Wochen vor jeder Hauptversammlung ermitteln wir, für welche der für den elektronischen Versand registrierten Personen Aktien im Aktienregister eingetragen sind, um den Einladungsversand vorzubereiten. Sind zu diesem Zeitpunkt keine Aktien auf Ihren Namen im Aktienregister eingetragen, erlischt Ihre Einwilligung zum elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung automatisch. Erwerben Sie später wieder Allianz Aktien, erhalten Sie die Einladung zu Hauptversammlungen der Allianz SE per Post zugesandt.

  8. Werbung, Widerspruchsrecht

Das Aktienrecht erlaubt uns, die im Aktienregister gespeicherten Daten unserer Aktionäre, und damit auch ihre elektronische Adresse, zur Werbung für Produkte der Allianz Gruppe zu verwenden, soweit Sie einer solchen Verwendung nicht widersprechen.

Wenn Sie in Ihrer Eigenschaft als im Aktienregister eingetragene(r) Aktionär(in) keine Informationen über Produkte von Gesellschaften der Allianz Gruppe erhalten möchten, teilen Sie dies der Allianz SE bitte unter Angabe Ihrer Aktionärsnummer mit. Bitte wenden Sie sich hierzu unter +49.89.3800-7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an hv-service@allianz.com oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Königinstraße 28, 80802 München.

Auf Ihr Widerspruchsrecht machen wir Sie jedes Mal ausdrücklich aufmerksam, wenn wir Ihre im Aktienregister gespeicherten Daten zur Werbung für Produkte der Allianz Gruppe verwenden.

Wenn Sie der Nutzung Ihrer Aktionärsdaten zu Werbezwecken widersprechen, beeinflusst dies in keiner Weise Ihre Registrierung zum elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung.

  9. Stabilität und Verfügbarkeit / Haftungsausschluss

Die von uns zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen modernsten Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die Allianz SE hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Allianz SE kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die Allianz SE keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte unter +49.89.3800-7555 an die Allianz Investor Line, per E-Mail an hv-service@allianz.com oder schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Königinstraße 28, 80802 München.

  10. Hinweise zum Datenschutz

Die Sicherheit und der Schutz Ihrer persönlichen Daten haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen.

Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Online-Services für die Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt:

  • Registrierung für den elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung
  • Anmeldung zur Hauptversammlung
  • Eintrittskartenbestellung 
  • Stimmabgabe per Online-Briefwahl
  • Erteilung von Vollmacht und Weisung an die von der Allianz SE benannten Stimmrechtsvertreter, an ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung 
  • Identifikation beim Abruf der Videoübertragung der Hauptversammlung für Aktionäre
  • Aktualisierung Ihrer Adressdaten im Aktienregister
  • Für Informationen über Produkte von Gesellschaften der Allianz Gruppe, wenn Sie dieser Verwendung nicht ausdrücklich widersprechen (s. dazu Ziff. 8)

Um den aktienrechtlichen Nachweispflichten zu entsprechen, werden die Daten für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter mit den zugehörigen Weisungen drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahrt.

  11. Änderungen der Nutzungsbedingungen

Änderungen dieser Nutzungsbedingungen geben wir Ihnen über die elektronische Adresse bekannt, die Sie für die Übermittlung der Einladung zur Hauptversammlung angegeben haben. Änderungen gelten als genehmigt, wenn Sie diesen nicht innerhalb von einem Monat nach Empfang der Mitteilung, mit der wir Sie über die Änderungen informiert haben, schriftlich widersprechen oder Ihre Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung über den Online-Service widerrufen. Auf diese Folge werden wir Sie bei Bekanntgabe einer Änderung besonders hinweisen.

Bitte richten Sie Ihren Widerspruch schriftlich an Allianz SE, c/o ADEUS Aktienregister Service-GmbH, Königinstraße 28, 80802 München, oder per E-Mail an hv-service@allianz.com. Zur Fristwahrung genügt es, den Widerruf rechtzeitig abzusenden. Zudem können Sie Ihre Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung jederzeit über den Online-Service widerrufen.

Eine Anpassung oder Änderung dieser Nutzungsbedingungen erfolgt insbesondere dann, wenn wir den Online-Service technisch ausbauen oder geänderten rechtlichen, insbesondere aktienrechtlichen, Vorgaben Rechnung tragen wollen. Eine einheitliche Geltung für alle Teilnehmer am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung ist aus diesem Grunde unabdingbar. Wenn Sie deshalb einer Änderung der Nutzungsbedingungen widersprechen, behandeln wir Ihren Widerspruch gleichzeitig als Widerruf Ihrer Teilnahme am elektronischen Versand der Einladung zur Hauptversammlung insgesamt. Sie erhalten Ihre Einladung zu Hauptversammlungen dann künftig wieder per Post zugesandt.